L’organizzazione di eventi è molto più complessa di quanto si potrebbe pensare e richiede una pianificazione accurata per essere efficace.
Il principio che consigliamo è quello di porsi le 5 domande prima di partire.
Perché
‘Perché’ significa, perchè si vuole organizzare l’evento cioè l’obbiettivo oggettivo dell’evento.
Che cosa si desidera ottenere dalla manifestazione? Per esempio: vuoi organizzare l’evento per migliorare l’immagine del marchio della vostra azienda, per aumentare le vendite dell’azienda, per promuovere i prodotti del vostro cliente / servizi o per promuovere una causa sociale, ecc.
Definire gli obiettivi dell’evento proprio all’inizio dell’organizzazione di eventi è molto importante perché ti dà la direzione in cui si dovrebbe procedere per realizzare gli obiettivi tuoi o della tua azienda. Organizzare un evento senza chiari obiettivi è un enorme spreco di tempo e risorse.
Che cosa
‘Cosa’ significa che cosa avete intenzione di fare nel caso ad esempio quale sarà il:
Nome evento
Quale sarà il nome della manifestazione? Per esempio: ‘Expo 2015″.
Generi alimentari e bevande con Menu
Contiene l’elenco di prodotti alimentari e bevande che verranno serviti durante l’evento agli ospiti e pubblico di riferimento. Consultare sempre un ristoratore mentre si decidono le portate e i menù delle bevande.
Tenere sempre presente il tema dell’evento, le preferenze e la religione del target di riferimento e gli ospiti mentre si decide il menu. Un esempio banale: se la maggior parte del vostro target di riferimento sono vegetariani, allora non è una buona idea servire carne. Allo stesso modo se la maggioranza dei vostri ospiti sono molto attenti alla salute allora non ci dovrebbero essere anche alcuni prodotti alimentari ipercalorici nel vostro menu. Se non si desidera che tornino a casa a stomaco vuoto.
Tenere conto delle condizioni climatiche. Ad esempio servire il gelato / da bere freddo solo in estate e viceversa.
Tipo di Evento da organizzare
Di che evento si tratta? Chiarire subito le idee e non essere troppo vaghi o si rischia di perdersi in banalità senza che l’evento lasci un segno tangibile.
Tipo di Ospiti
Chi sarà il vostro ospite d’onore e gli altri ospiti? L’elenco degli ospiti deve includere gli organizzatori, sponsor, partner, clienti e soprattutto dei media. Usa la tua immaginazione per creare buoni titoli per corteggiare i vostri ospiti. Dare un trattamento speciale per un ospite particolare o un gruppo ristretto di ospiti.
Evento a tema
Avere un Tema significa avere un soggetto. Un evento può essere basato su un tema particolare come: orologi, macchine ecc. Questo tipo di eventi sono conosciuti come feste a tema. In una festa a tema, tutto dal codice dell’ abbigliamento, all’arredamento, giochi, musica, regali, favori di cibi e bevande si basano su un tema particolare.
Fornitori di servizi
Chi sarà il vostro provider di servizi? Qualsiasi professionista che vi fornisce un servizio in cmbio di denaro è un fornitore di servizi. Per esempio: DJ fioraio, operatore video, fotografo, make up artist, performer, decoratore, modelli, tecnici.
Tipo di ingresso
Decidere come come impostare l’ingresso. Si può utilizzare un sistema a biglietto, o solo su invito.
Quota d’iscrizione
Quale sarà la quota di iscrizione? Se avete intenzione di mettere un quota di iscrizione, poi bisogna essere sicuri di offrire un evento che soddisfi il cliente. La quota di iscrizione deve essere decisa in base al pubblico che si vuole raggiungere. Se si sovraccarica non sarà possibile ottenere qualsiasi tipo di pubblico.
Principali eventi
Si tratta di quelle attività che si fa per catturare il pubblico e l’attenzione dei media. Come l’inaugurazione della sfilata di moda da Tom Cruise, le prestazioni cantante latina Shakira o la visualizzazione della vettura più costosa del mondo, ecc
Campagna promozionale
Come avete intenzione di promuovere il vostro evento, gli organizzatori, sponsor, partner e clienti pre-evento, a-evento e post-evento.
Progamma dell’evento
E ‘l’elenco delle varie attività che si verificano come una parte della manifestazione.
Bilancio dell’evento
Per determinare il budget dell’evento scoprire quale sarà il costo per la produzione e il marketing della manifestazione. Per determinare il costo di produzione, creare un elenco di tutte le risorse utilizzate e poi riassumere ci costi di assunzione / utilizzo. Si può determinare il costo di marketing sulla base dei dati storici come spesa pubblicitaria per ogni evento. Sulla base della produzione e dei costi di marketing, determinare i costi operativi (costo cioè di gestire l’attività). Sulla base dei costi operativi decidere le tariffe e il proprio personale dipendente.
Se stai organizzando eventi per un cliente, il cliente si farà carico dei costi di produzione e commercializzazione della manifestazione. Se stai organizzando un evento in proprio allora ti farai carico tu dei costi di produzione e commercializzazione. In qualità di event manager, dovete essere in grado di recuperare i costi di produzione, di marketing e di esercizio e si deve essere in grado di fare profitti considerevoli. Sviluppo e gestione di eventi di bilancio dei flussi di cassa pre-evento, nell’evento e post evento è abbastanza difficile e richiede l’aiuto di un professionista esperto. Meglio lasciare questo lavoro ad un commercialista se si sta organizzando.